АРМ менеджера

Тема 2. Основні засади впровадження АРМ в організаціях

2.1. Основні цілі впровадження АРМ.

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а економіст виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в ході розв’язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих інформаційних системах для розв’язку поточних задач і аналізу функцій управління.
Автоматизоване робоче місце, як інструмент для раціоналізації і інтенсифікації управлінської діяльності розгортається для забезпечення виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією автоматизованого робочого місця є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоч ця функція властива в тій чи іншій мірі будь-якому автоматизованому місцю, особливості її реалізації суттєво залежать від категорії користувача.
Автоматизовані робочі місця мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну ділянку. Професійні автоматизовані робочі місця є основним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами, мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних напрямків. Переважна більшість автоматизованих робочих місць формується на основі робочих станцій, об’єднаних в локальну мережу.
Локалізація автоматизованого робочого місця дозволяє здійснювати оперативну обробку інформації відразу ж після її надходження, а результати обробки зберігати, як завгодно довго по вимозі користувача.
Створення автоматизованого робочого місця на базі персональних комп’ютерів забезпечує:
• простоту, зручність роботи і дружній інтерфейс комп’ютерів по відношенню до користувача;
• простоту адаптації до конкретних функцій користувача;
• компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;
• високу надійність і живучість;
• порівняно просту організацію технічного обслуговування.

http://library.if.ua/?q=%C0%D0%CC&qq=%C7%ED%E0%E9%F2%E8

2.2. Задоволення інфор¬маційних потреб.

Високоефективного інформаційного забезпечення керівництва сучасної фірми досягається шляхом створення управлінських інформаційних систем, які охоплюють усі рівні управління. Склад і структура створюваних інформаційних систем значно залежать від розміру організації. Складність управління великими фірмами визначається залежністю між кількістю персоналу в компанії і кількістю можливих взаємодій між ним. Якщо кількість персоналу зростає в арифметичній прогресії, то кількість можливих взаємовідносин (взаємодій) між ними — у геометричній прогресії. Відомий учений В.М. Глушков, розглядаючи залежність розмірів організації від складності виконуваних у ній завдань, зазначав, що на сучасному етапі розвитку суспільства ускладнення завдань управління в організаційних системах в п разів вимагає для її розв'язання більше ніж п виконавців. Якщо в компанії працює 10 чоловік, то кількість способів, якими вони можуть взаємодіяти, наприклад, в обговореннях один на один, дорівнює 45. При одній тисячі працівників у компанії аналогічна кількість можливих взаємодій один на один зростає до 5 тисяч. Щоб упоратися зі складними комунікаційними потребами, що випливають із сказаного, багато великих корпорацій за рахунок впровадження технічних інформаційних засобів підтримують невеликі розміри апарату і мінімальну кількість рівнів управління. У цьому разі зникають умови для занадто великих інформаційних перевантажень нижчих рівнів управління. Наприклад, у деяких компаніях США з оборотом від 3 до 6 млрд. дол. штат апарату управління в штаб-квартирах корпорацій менше 100 чоловік, а японська автомобільна фірма "Тойота" має всього 5 рівнів управління.
Інформація потрібна всім: менеджерам, що приймають рішення; контролерам і прогнозистам, що мають інформувати або інструктувати підлеглих; усім працівникам — про їхні умови роботи й особисті зобов'язання; зовнішнім органам, які за статусом мають право на інформацію про справи компанії; власникам акцій.
Ступінь деталізації та форма надання інформації розрізняються залежно від одержувача. Чим вища посада менеджера, тим більше загальна інформація необхідна. Більш того, вона звичайно потрібна не частіше ніж раз на місяць. Наприклад» директор, скоріше за все, вимагатиме щомісячно звіт про прибутки і збитки, балансовий звіт. З іншого боку, прогнозист у магазині буде вимагати щоденних звітів.

http://library.if.ua/book/32/2132.html

2.3. Ефективне використання інфор¬маційних ресурсів.

Складовою частиною потенціалу підприємства, яка здатна забезпечувати економічну користь протягом відносно тривалого періоду, є нематеріальні ресурси. Відмітними рисами цих ресурсів є відсутність матеріальної основи, здатність приносити доходи та невизначеність розмірів майбутнього прибутку від їхнього використання. В економічній літературі підприємство розглядається як відкрита система, у своїй діяльності воно постійно контактує з зовнішнім оточенням – з постачальниками, з покупцями, з конкурентами, з партнерами, з державою в особі місцевих органів влади, із засобами масової інформації. Відбувається постійний кругообіг інформації, в якій виділяють вхідні, вихідні та внутрішні потоки інформаційних ресурсів. Підприємству недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси, необхідно знати, що з цим усім робити, мати інформацію про технології.
Сьогодення характеризується впровадженням та використанням інтегрованих інформаційних систем на підприємстві. Перед керівництвом підприємства, яке вирішило впровадити на виробництві інформаційні технології, постає багато питань: яке необхідно використовувати програмне забезпечення та технічні засоби, скільки воно буде коштувати, чим автоматизована інформаційна система буде кращою за паперову та багато інших. В основному мотиви застосування автоматизованих інформаційних систем пов’язані з очікуваним результатом у вигляді поліпшення адміністративної продуктивності, одержання більш якісної, точної, своєчасної і корисної інформації на всіх рівнях управління, одержання конкурентної переваги і т.п.

2.4. Підвищення якості інформації.

2.5. Ство¬рення системи інформування, експертних систем.

При системі автоматизованого збирання й обробки інформації на безпаперовій технології створюється (на правах підсистеми) система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, в якій діє механізм об’єктивного інформування менеджерів. Завдяки цьому механізму менеджери і фахівці різних рівнів мають змогу своєчасно одержувати об’єктивно необхідну вірогідну релевантну інформацію для аналізу, вироблення і прийняття конкретних управлінських рішень відповідно до повноважень, посадових потреб і прав, які їм делеговані менеджерами вищого рівня.
Інформування менеджерів і фахівців різних рівнів — це процес, що здійснюється в ритмі виробництва, при якому вся необхідна для виконання повноважень, посадових прав та функціональних обов’язків об’єктивна інформація надходить до того чи іншого менеджера або фахівця згідно з його регламентацією в установлений час і в необхідному (повному чи скороченому) обсязі. При цьому ця інформація оперативно надходить менеджерові в автоматичному чи автоматизованому режимі переважно на екран його ПЕОМ.
Поняття (термін) «необхідна релевантна інформація» означає такий набір даних, який об’єктивно потрібний посадовій особі (менеджерові чи фахівцеві) для конкретного виконання функціональних обов’язків і здійснення посадових прав у часі та просторі. Це є насамперед різні внутрішні довідкові, нормативні, планові та фактичні інформаційні сукупності чи економічні показники — набори даних, які ця посадова особа може одержувати від зазначеної системи:
• як у первинному чи згрупованому вигляді, так і у прогнозованих величинах;
• як окремо взяті величини, так і в порівняльній їх сукупності;
• як вибіркові номенклатури, так і в повному їх наборі;
• як у повному складі даних, так і у вигляді відхилень із зазначенням відносних величин цих відхилень;
• як про той чи інший процес або явище, так і про їхню певну сукупність по окремій структурній одиниці чи по об’єкту управління в цілому;
• як про стан об’єкта управління чи його структурних одиниць на ту чи іншу дату, так і за той чи інший період часу;
• як у вигляді документограми, так і на екрані ПЕОМ;
• як автоматично (за ознакою критерії втручання), так і автоматизовано (за ознакою в який строк), або в режимі консультацій (за запитанням) тощо.
Сюди також належить і зовнішня інформація, яка характеризує законодавчі, директивні та інші нормативні акти, стан ринку й бірж, постачальників і покупців, а також про все пов’язане з зовнішнім середовищем, яке впливає на об’єкт управління.
За допомогою сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки цілком можливо видавати користувачам — менеджерам і фахівцям різних рівнів — усі об’єктивно необхідні дані про процеси та явища, які мають місце в зовнішньому середовищі і на об’єктах управління, в зазначених аспектах. Однак у цьому разі можна спостерігати подвійне побоювання. По-перше, коли окремі дані не були передбачені для того чи іншого менеджера, а потреба в них виникла, наприклад, в процесі аналізу подій, що сталися, під час вибору варіанта плану (прогнозу), при прийнятті управлінських рішень тощо. По-друге, в разі великої кількості показників, які можна видавати без жодних обмежень, для менеджерів можуть скластися умови, за яких інформація, що отримується ними, буде настільки великою за обсягом, що її неможливо усвідомити, а потім і використати в управлінні, тобто вона буде непотрібною, бо настане інформаційне перевантаження.

2.6. Підви¬щення творчої компоненти праці керівника.

Робота керівника полягає в тому, щоб бути ефективним. Чим би він не займався – малим бізнесом чи великим бізнесом, в урядовому закладі чи в університеті, - від нього потрібно правильне виконання завдань, тобто очікують прояву ефективності.
Проте керівні посади часом займають працівники, які не володіють високою ефективністю, хоча серед них чимало тих, хто має високий інтелектуальний рівень і творчу уяву. Ці люди звичайно добре інформовані і мають великі знання. Однак прямого зв'язку між цими якостями керівника і його ефективністю як працівника не спостерігається. Навіть самі обдаровані люди можуть бути на подив неефективними; вони часом не розуміють, що завдяки одним здібностям не можна домогтися скільки-небудь значних успіхів у роботі. Вони не усвідомлюють, що талант може сприяти ефективності тільки за допомогою цілеспрямованої праці. І навпаки, у кожній організації є високоефективні працівники, що не мають особливих талантів. У той час як одні гарячково мечуться, імітуючи кипучу діяльність, що часом інші приймають за "творчу іскру", інші крок за кроком, повільно рухаються до наміченої мети і досягають її першими, подібно черепасі у відомій старій байці.
Інтелект, уява та поінформованість - безумовно, істотні якості, але тільки в сполученні з ефективністю вони втіляться в результатах. Взяті самі по собі, вони лише встановлюють планку можливих досягнень.
Ефективність - це особлива технологія, застосовувана працівником розумової праці в рамках організації. Донедавна у світі існувало небагато таких організацій.
Від фізичної праці потрібно результативність, продуктивність. Іншими словами, працівник фізичної праці повинен бути здатний правильно виконувати поставлені перед ним задачі, але його не стосується сама їхня адекватність. Діяльність працівника фізичного праці завжди можна оцінити по кількості і якості легко піддається визначенню й обліку продукції, як, наприклад, взуття. За останнє сторіччя людство навчилося визначати результативність і якість фізичної праці. Це допомогло збільшити продуктивність праці окремого працівника в багато разів.
Існують п'ять основних елементів для підвищення ефективності праці керівника.
1. Ефективні керуючі повинні знати, на що вони витрачають свій час. Уміння контролювати свій час є найважливішим елементом продуктивної роботи.
2. Ефективні керуючі повинні концентруватися на досягнення, що виходять за рамки своїх організацій. Їм варто бути націленими не на виконання роботи як такий, а на кінцевий результат. Гарний керуючий, перш ніж приступити до виконання того чи іншого завдання, задає собі питання: "Яких результатів я повинний досягти?" Сам процес роботи і її методи відходять для нього на другий план.
3. Ефективні керуючі повинні будувати свою діяльність на переважних, сильних якостях, як власних, так і керівників, колег і підлеглих, а також зобов'язані відшукувати позитивні моменти в конкретних ситуаціях. Їм не слід спиратися на те, що ненадійно. Не можна починати роботу з рішення нереальних на даний момент задач.
4. Ефективні керуючі концентрують свою увагу на декількох найважливіших ділянках, у яких виконання поставлених завдань принесе найбільш відчутні результати. Вони повинні навчитися встановлювати пріоритетні напрямки робіт і не відхилятися в їхньому виконанні. Власне, уся їхня діяльність повинна складатися з виконання саме пріоритетних завдань - зобов'язаний займатися лише головним. Порожня витрата сил і часу приводить до самих негативних результатів.
5. Нарешті, ефективні керуючі повинні приймати ефективні рішення. А це насамперед питання системності, тобто процес виконання завдання повинний проходити в потрібній послідовності. Варто пам'ятати, що ефективне рішення - це завжди судження, засноване, скоріше, на "розбіжності думок", чим на "погодженості по фактах". Надмірна поспішність веде до прийняття невірних рішень. Рішень повинне бути небагато, але усі вони повинні бути фундаментальними. У прийнятті рішень потрібно керуватися вірною стратегією, а не сиюминутными тактичними розуміннями.
Врахувати і проаналізувати фактичні витрати часу будь-якого менеджера можна шляхом визначення структури його робочого дня.
Для цього використовуються "фотографія" і "самофотографія" робочого дня. І в тому, і в іншому випадку фіксуються витрати часу на певні функції менеджменту, причому або це робиться спеціально виділеним для цього хронометражистом, або самим менеджером.
Складена на основі фотографії або самофотографії робочого дня фактична структура порівнюється з нормативною, на основі чого робляться висновки про відхилення від нормативу і розробляються заходи щодо удосконалювання структури робочого дня менеджера.
http://www.refine.org.ua/pageid-3083-1.html

2.7. Інформаційна модель АРМ менеджера в організації.

2.8. Комплекс про¬грамних засобів.

Програмне забезпечення АРМ складається з загального або системного, функціонального або прикладного програмного забезпечення, до якого входить також як самостійна частина математичне програмне забезпечення.
Загальне або системне програмне забезпечення включає операційну систему і прикладні програми, які розширюють її, програмні засоби діалогового режиму тощо. Цей вид забезпечення призначений для управління роботою процесора; організацій доступу до пам’яті, периферійних засобів і мережі; масивами; запуском і процесами виконання прикладних програм, у тому числі і на різних язиках (Бейсік, Паскаль тощо).
Функціональне або прикладне програмне забезпечення призначене для автоматичного рішення для функціональних задач при управлінні об’єктом, у тому числі і задач оптимізації, прогнозування, мережкового планування і управління, іметаційного моделювання тощо. Додаткові засоби програмного забезпечення характеризуються широким діапозоном застосування і масовим виробництвом. Відомі такі найбільш масові програми, які використовуються для:

• система обробки текстів – SUPER STAR, WORD STAR;
• системи машинної (LIZA DRAW) і ділової (LIZA GRAGH) графіки;
• бази даних (d BASE III PLUS, LOTUS);
• системи табличного вводу і обробки даних (VisiCalc, SUPERCALC).

Системна обробка облікової інформації на ПЕОМ може бути реалізована в операційній системі MS DOS версія 3.3 і вище. Язиками програмування є язики маніпулювання даними СУБД FoxBASE, CLIPPER та інші.
Комплекс діалогових (інтерактивних) програмних засобів, які організовані у формі діалогових систем, забезпечують “меню” (для вибрання одного з багатьох діянь), “заповнення шаблону” (для вводу форматованої інформації у вигляді таблиць), “питання – відповідь” (для цілеспрямованого пошуку рішення процеси управління) тощо.
Структурна система комплексів АРМ об’єднується у вигляді глобальних або локальних мереж, в яких мікро – ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інші периферійні пристрої взаємозв’ язані за допомогою каналів як між собою, так і з однією або кількома середніми або великими ЕОМ. На промислових підприємствах застосовуються локальні мережі, які забезпечують об’ єднання великої кількості ПЕОМ розташованих на відстані до 2 км один від одного встановлених безпосередньо на місцях, де виникає, збирається, оброблюється і використовується інформація з метою автоматизації управління виробництва.

http://www.zsu.zp.ua/lab/mathdep/mme/IV/soei/soei31.htm

2.9. Автоматизоване управління докумен¬тооборотом.

Упорядкування документів - один із найбільше масових процесів в апараті керування. Дослідження показують, що витрати на створення документів ручним засобом багаторазово перевищують витрати на цей процес із застосуванням комплексу технічних засобів.
Основна частина документів, утворюваних в апараті керування, виготовляється на друкарських машинках (застосовується і комп'ютерний набір). За своїм характером машинописні роботи потребують значної уваги. Подальший розвиток машин здійснюється шляхом оснащення їх приставками. Поряд із друкарськими машинками в останні роки застосовуються пишучи автомати - устрій, що автоматизує процес упорядкування текстових документів.
Значно підвищують продуктивність управлінської праці реєстратори інформації, що одночасно створюють первинні документи і машинний носій інформації.
Диктофонна техніка рятує апарат керування від необхідності готувати рукописні чернетки документів, забезпечує більш рівномірне завантаження друкарок, підвищує продуктивність їхньої праці на 40 - 50 %. Крім того, пришвидшується час проходження й опрацювання інформації , що надходить.
Практика керування потребує організації централізованого збереження інформації. Для цієї цілі використовується спеціальне устаткування для збереження документів (блоки підвісного збереження, спеціальні шафи, секційні і рухливі стелажі), різноманітні комп'ютерні системи.
Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД – це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв’язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.

http://www.ukrreferat.com/index.php?referat=24163&pg=20

2.10. Зако¬но¬дав¬чі інформаційні системи.

Інтернет

З технічної точки зору INTERNET - це об’єднання транснаціональних комп’ютерних мереж, що працюють по різних протоколах, пов’язують різноманітні типи комп’ютерів, фізично передають дані по всіх доступних типах ліній - від витої пари і телефонних ліній до волоконно-оптичних і супутникових каналів. Сьогодні INTERNET складається з десятків тисяч мереж всього світу та всіх континентів. Можна сказати, що INTERNET- це мережа мереж, що оповили всю земну кулю. Питання, які мережі охоплює INTERNET, достатньо складне.
Послуги комп’ютерної мережі INTERNET
1. INTERNET надає такі основні види послуг:
2. e-mail – електронна пошта;
3. групи новин;
4. списки поштової розсилки;
5. доступ до файлів віддалених комп’ютерів;
6. сеанси зв’язку з іншими комп’ютерами, під’єднаними до INTERNET;
7. пошук інформації в базі даних в оперативному режимі;
8. спілкування з іншими користувачами шляхом використання сервісу Internet Relay Chart;
9. доступ до інформаційної системи World Wide Web (WWW).
З додаткових послуг можна виділити такі:
• широка передача MultiMedia;
• RadioInternet;
• розмовний конференційний зв’язок;
• безпечні угоди;
• відеоконференційний зв’язок;
• безпровідне з’єднання.

2.11. Електронна пошта.

Електронна пошта стала найпоширенішою службою INTERNET, яка забезпечує пересилання електронних документів в глобальній комп’ютерній мережі. Електронні листи разом з її довільними ужитками розбиваються на окремі частини (пакети), які передаються до адресата незалежно і можливо різними маршрутами. Після того, як всі пакети прибудуть до адресата, з них збирається первинне повідомлення. Як правило, цей процес триває в межах однієї хвилини, навіть якщо адресати знаходились в різних кінцях планети.
Використання електронної пошти передбачає наявність поштової програми, яка дозволяє:
• читати пошту, що надходить;
• відправляти пошту;
• відповідати на повідомлення, що надходять;
• надсилати повідомлення іншим користувачам через електронну пошту;
• зберігати повідомлення на майбутнє;
• читати раніше збережені повідомлення.
Кожен вузол INTERNET, що відправляє або приймає пошту, має спеціальну поштову адресу та особу, що відповідає за роботу вузла (postmaster), яка відповідає за доставку повідомлення. Postmaster також надає консультації у випадку некоректної роботи електронної пошти. Для знаходження адреси e-mail потрібної особи, можна звернутися до відповідних довідкових серверів в INTERNET.
Значною перевагою електронної пошти в порівнянні із звичайною є можливість розсилання одного повідомлення по багатьох адресах одночасно. Для цього потрібно перерахувати всіх адресатів у відповідному полі e-mail програми. Списки поштової розсилки (mailing list) - це спосіб, за допомогою якого організується взаємодія групи користувачів, зацікавлених в обміні повідомленнями один з одним та в проведенні спільних (можливо групових) дискусій. Списки поштової розсилки відрізняються від груп новин тим, що кожен учасник списку автоматично отримує по електронній пошті окремий екземпляр будь-якого повідомлення, яке з’являється в даному списку поштової розсилки. Списки поштової розсилки менші за обсягом від груп новин; вони бувають специфічні і строгі за змістом. Список поштової розсилки має власну поштову адресу. Деякі списки контролюються або модеруються. Це означає, що модератор (особа , уповноважена обслуговувати сервіс), продивляється повідомлення електронної пошти i вирішує, які з них на його думку слід розсилати.
Електронна пошта надає покупцям і постачальникам зручну можливість обміну замовленнями, а деяким фірмам допомагає просувати на ринок свою продукцію. Так, компанії, які спеціалізуються на створенні програмного забезпечення, можуть надавати консультації і навіть надсилати програмні продукти через INTERNET. Не виключено, що електронна пошта залишиться найважливішою для бізнесу структурою в мережі INTERNET.

2.12. Модель електронного офісу.

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Передбачається, що електронний офіс дозволить:
• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
• електронізація;
• організація.
Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.
Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Модель електронного офісу

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, цей процес вплинув на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку вітчизняного бізнесу є створення ефективнодіючої системи документальних комунікацій, адже знання у сучасному світі – це основа економічної активності.
Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними.
Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів че¬рез п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років — 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових до¬кументів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR).
Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Передбачається, що електронний офіс дозволить:
• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
• електронізація;
• організація.
Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації[3].
Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.
Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робо¬чими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.
Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз дан¬их, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.
Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці.
Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
• технології обробки зображень документів (Imaging System);
• системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);
• системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
• повнотекстові бази даних (Full-Text System);
• системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);
• програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),
елементи та зв’язки між ними.
Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційний техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій, нової концепції офісної діяльності. Засоби і методи прикладної інформатики ефективно застосовуються в в менеджменті і маркетингу. Нові інформаційні технології, реалізовані на комп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, алгоритмів фіксування і передачі інформації. Особливе значення має впровадження концепції електроного офісу. ЇЇ застосування значно розширює можливості використання компаніями інформаційних ресурсів. Формування концепції пов'язане з розповсюдженням практики інформаційного менеджменту та організацією системи обробки даних і знань. В наслідок їх послідовного розвитку сформувались інтегровані автоматизовані системи управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробничих процесів.
Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних завдань.
Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД – це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв’язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.
Отже, концепція електронного офісу виступає як універсальним принципом системи автоматизованого документообігу і передбачається, що електронний офіс дозволить:
• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
• електронізація;
• організація.
Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації[3].

Концепція електронного офісу

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу вважається концепція електронного (автоматизованого) офісу. У цьому випадку мова йде про комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій керування (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації каналами електрозв'язку всередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення і т.д.), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу.
Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.
Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робо¬чими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.
Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз дан¬их, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.
Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці (див. табл. 1).
Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.
Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам [6].

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Автоматизированые системы переработки текстовой информации /Под ред. А. С. Берлина. - М.: Книга, 1991. - 340 с.
2. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.
3. Буров Є. Комп¢ютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.
4. Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.: Либерия, 1998. — 376 с.

2.13. Техно¬логічний процес вза¬ємодії АРМ керівників.

У даний час за розв’язування регламентних задач засобами електронного оброблення даних використовують автоматизовані робочі місця (АРМ) економіста-статистика, які забезпечують більш ефективну організацію праці економістів за рахунок автоматизації багатьох функцій і безпосереднього доступу до інформаційних ресурсів ПЕОМ, установлених на робочому місці економіста.
АРМ економіста-статистика автоматизує різні процеси діяльності працівників статистики і забезпечує:
зниження трудомісткості процесу оброблення інформації;
підвищення оперативності використання одержуваної статистичної інформації;
підвищення персональної відповідальності виконавців за якість і достовірність інформації, одержуваної на робочому місці.
АРМ призначене для оброблення первинної статистичної звітності різної періодичності як у монопольному, так і в мережевому режимах.
Результатна інформація в АРМ одержується у формі зведених аналітичних таблиць і графіків.
В АРМ реалізуються такі функції:
уведення даних в ЕОМ з паперових звітів;
арифметичний і логічний контроль даних, які вводяться;
коригування інформації;
розрахунок даних за формулами, які задаються;
нагромаджування даних та їх зберігання за роками та періодами;
логіко-математичне оброблення інформації з метою одержання статистичних матеріалів за запитами;
формування зведених звітів з видачею на екран дисплея, на друкування, на магнітні носії;
групування даних за характеристиками підприємств (організацій) і за показниками;
підбиття підсумків як за поточний рік, так і в часовому розрізі;
побудова графіків і діаграм за показниками зведених звітів;
створення і редагування образу форми, ідентичної первинному звіту, а також образів зведених звітів за запитом користувачів;
передавання вихідних матеріалів користувачам по каналах зв’язку.
Діалог користувачів з ПЕОМ в АРМ організований за принципом «меню», до складу якого входять такі програми: настроювання, класифікатори, звіти, зведення, редагування, сервіс, допомога.
У програмі «Настроювання» користувач визначає потрібний йому розділ за переліком класів облікової документації (підклас галузі статистики, відділ статистики), а також код для роботи з даними відповідного року.
Програма «Класифікатори» представлена списком класифікаторів, які використовуються для формування зведених звітів у вигляді групувань за значеннями кодів цих класифікаторів (ЄДРПОУ, КОАТУУ, ЗКГНГ, КВЕД, КФВ, КОПФГ тощо). У режимі передбачено два види пошуку класифікаторів: за ключем (швидкий пошук) і за контекстом.
З допомогою програми «Звіти» здійснюються введення, контроль і запис даних первинної звітності, які надходять від підприємств та організацій.
При входженні в даний режим на екрані дисплея висвічується перелік звітів, які підлягають уведенню для заданого класу (підкласу) галузі статистики. Потім дані за звітний період уводяться в електронні таблиці відповідно до визначеного списку підприємств та організацій, які звітуються за даною формою.
У процесі введення виконується перевірка правильності введеної інформації з використанням арифметичного і логічного контролю за формулами, які задаються економістами. Внаслідок контролю утворюється файл протоколу, який містить інформацію про виявлені помилки. Його можна переглянути на екрані або роздрукувати. Після аналізу помилок звіти можуть бути відкориговані.
У даній програмі роботи можна також розрахувати підсумкові або середні значення для кожного показника форми за заданою групою звітів. Уведені звіти можна помістити у файл, призначений для передавання на більш високий рівень системи Держкомстату України.
Програма «Зведення» призначена для формування зведених звітів за відповідний період часу з первинних звітів. Меню програми одержання зведених звітів наведено на рис. 3.6.
У зведені звіти можуть бути вибрані будь-які показники (за вибором користувачів). З ними можуть виконуватися будь-які розрахунки. АРМ дає змогу проводити автоматичне групування даних у процесі одержання зведень. Дані можуть групуватися за якісними ознаками (атрибутивний ряд), за кількісними ознаками (варіаційний ряд), за роками (динамічний ряд).
Атрибутивний ряд призначений для перегляду даних по підприємствах і підсумків по групуваннях. Варіаційний ряд об’єднує підсумки по всіх показниках поточного періоду з урахуванням заданого якісного ранжування будь-якого показника. Динамічний ряд використовується для перегляду даних по підприємствах і підсумків по групуваннях, а всередині кожного групування — по роках. Це дає можливість прослідкувати зміни показників у заданому часовому інтервалі від одного звітного періоду до іншого. Для одержання зведень дані можуть групуватися як з підсумовуванням даних минулих періодів, так і без нього.
Загальний алгоритм формування зведень має такий вигляд:
послідовно вибираються дані з різних первинних звітних документів;
здійснюється їх оброблення з використанням формул, які задаються;
визначається вигляд групування даних;
формуються підсумкові дані.
АРМ передбачає графічне відображення одержаних зведень. Графіки можна будувати за будь-якими показниками зведення, використовуючи стовпчикову, накладену, лінійну, кругову діаграми або діаграми інших видів.
У програмі «Редагування» створюються довідники класів звітності, форм первинної звітності, здійснюється проектування електронних образів форм первинних і зведених звітів. Меню програмування образу форм наведено на рис. 3.7.
В електронній таблиці інформація може бути подана постійним текстом або змінним значенням, яке буває як числовим, так і символьним. Числові значення можуть розраховуватися за різними формулами, а також підсумовуванням.
Для створення електронної таблиці в АРМ передбачено такі можливості:
створення нової таблиці;
створення нової таблиці коригуванням старої;
створення для того самого первинного звіту кількох різних таблиць.
При створенні різних таблиць відображення для того самого звіту показники, які включаються в нову таблицю, зберігають своє змістовне значення, що важливо в разі одержання різних довідок, зведень тощо.
У процесі створення нової електронної таблиці потрібно ввести її заголовок, зобразити шапку, присвоїти відповідні номери стовпцям і рядкам, увести найменування показників, закласти розрахункові формули контролю, присвоїти номери показників за кожним значенням таблиці.
У процесі редагування електронної таблиці передбачається правка шапки і рядків, зміна ширини стовпців, а також формул розрахунку і контролю, вставляння і вилучення рядків і стовпців.
У програмі «Сервіс» передбачено такі функції: індексування, копіювання, відновлення і стиснення інформації, а також вибір даних із класифікаторів.
Програма «Допомога» слугує для пояснення виконання різних операцій в АРМ.
Одержана в результаті роботи АРМ зведена інформація може бути виведена на друк, записана на магнітні носії, передана у вигляді файла по каналах зв’язку на більш високі рівні системи Держкомстату України і в органи управління.
Організація роботи АРМ статистика базується на застосуванні системної технології оброблення інформації, яка об’єднує такі етапи:
формування електронних таблиць на основі документів первинної звітності з використанням необхідних розрахунків і методів контролю інформації;
створення зведених звітів у необхідних розрізах з використанням даних електронних таблиць;
формування локальних баз даних;
передання підготовлених зведених звітів, довідок, аналітичних записок та інших матеріалів у вищі та інші інстанції;
одержання вказівок і запитів щодо виконання зазначених вище видів робіт з урахуванням змін і доповнень, вироблених на основі аналізу переданих матеріалів.
Загалом застосування АРМ зумовлює підвищення ефективності розв’язання регламентних задач оброблення первинної звітності, а застосування системної технології забезпечує високу якість і своєчасне подання результатних даних, а також типізацію технологічного процесу оброблення інформації на реґіональному і районному рівнях cистеми Держкомстату України.
Проектування електронного оброблення даних з використанням АРМ дає змогу формувати інформацію двох типів: довідники жорстко прив’язані до структури первинних і зведених звітів, і каталоги та довідники, які не залежать від цих структур.
На відміну від інших програмних засобів, використовуваних для розв’язання регламентних задач, первинні звіти в АРМ подаються у вигляді електронних таблиць, а результатна інформація може бути одержана у формі зведених, аналітичних матеріалів і графіків.
http://library.if.ua/book/80/5672.html

У системі комплексів АРМ підприємства в межах локальної мережі специфічно організуються інформаційні потоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рух матеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідуючого складу (ланка низового рівня). Потім вона автоматично (відповідно до регламентуючої інформації керівників і фахівців різних рівнів) передається відповідним користувачам. Так, дані про надходження матеріальних цінностей на склад передаються в ритмі виробництва:
• на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня) для контролю за точністю і вірністю оприбуткування цих матеріалів на складі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (в тому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства), розрахунків з постачальниками тощо;
• на АРМ економістам відділу матеріально – технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю за виконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій;
• на АРМ керівника відділу матеріально – технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадків і на АРМ керівника (ланка вищого рівня), який відповідає за забезпеченням цим ресурсом виробництва в цілому, для прийняття рішень особливо по дефіцитній номенклатурі матеріальних цінностей;
• на АРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальні цінності в різних аспектах по підприємству в цілому.
Таким чином, використовуючи комплекси АРМ і їх мережі при застосуванні нової інформаційної технології, можна організувати системну обробку економічної інформації як на об’єкті управління в цілому, так і на його структурних ланках.

Література:

1. Новаківський І.І., Грибик І.І. Інформаційні системи в менедж¬мен¬ті:системний підхід: Навчальний посібник. 2-е вид. перероб. і доп. — Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2008

2.14. Технічне забезпечення АРМ.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.
На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.
Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.
Найперспективнішим засобом складання і редагування текстових документів є комп’ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забезпечує запам’ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.
Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних, інформаційний, тощо), здатність обробляти в заданий час необхідний обсяг даних. Оскільки автоматизоване робоче місце є індивідуальним засобом користувача, воно повинно забезпечувати високі ергономічні властивості і комфортність обслуговування.
Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці.
Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.
http://ua.textreferat.com/referat-7782.html

2.15. Рівні системи технічних засобів.

Основною організаційною формою застосування системної обробки економічної інформації на організаційно–економічному об’єкті управління є автоматизована система управління (АСУ) різних рівнів і призначень.
АСУ визначається як система “людина – машина” , яка забезпечує ефективно функціонування об’єкта управління, здійснюється з використанням засобів обчислювальної, периферійної і організаційної техніки.
Розвиток автоматизованих систем характеризується розширенням взаємозв’язків окремих систем і підсистем, які об’єднують управління технологічними процесами, оперативне управління, оперативне і поточне планування, адміністративно – господарську діяльність, проектування і випробування виробів тощо, і має тенденцію до об’єднання їх у загальну багаторівневу систему інтегрованого управління об’єктом у цілому. Такі багаторівневі ієрархічні автоматизовані системи повинні забезпечити погоджене і взаємозв’язане управління усіма видами діяльності, наприклад, промислового підприємства, у тому числі, управління основними виробничими і технологічними процесами, допоміжними і непромисловими господарствами тощо.
У виробничих об’єднаннях, на промислових підприємствах одержали застосування багаторівневі інтегровані АСУ. В залежності від особливостей виробництва, мети створення систем і складу функцій, що автоматизується багаторівнева інтегрована автоматизована система управління,наприклад виробничого об’єднання, може включати такі складові частини: автоматизовану систему організаційного управління підприємством,цехами, ділянками (АСУП), автоматизовані системи управління технологічними процесами (АСУ ТП), системи автоматизованого проектування конструкторського і технологічного призначення (САПР), системи автоматизованого управління гнучкими виробничими системами (АСУ ГВС), автоматизовані системи управління технічною підготовкою виробництва (АСУ ТПВ) , автоматизовані системи управління науковими дослідженнями (АСНД) тощо.
Зазначені системи бувають як взаємозв’язании і взаємозалежними поміж собою, так і відносно самостійними. Перший випадок можливий тоді, коли вихідна (фактична) інформація АСУ ТП, САПР, АСУ, ГВС, АСУ ТПВ використовуються в АСУП як вхідна, наприклад, для складання зведеної звітності, а вихідна (наприклад планова) інформація АСУП в цих системах використовується як вхідна.
Сучасні комплекси ПЕОМ, які використовуються у вигляді автоматизованих робочих місць (АРМ) користувачів різних рівнів і на яких здійснюється системна обробка економічної інформації, а також локальні мережі, які створюються у межах підприємства, складають технічну базу автоматизованої системи управління підприємством (АСУП).
АРМ – це робоче місце персоналу АСУП, яке обладненне засобами, що забезпечують участь людини в реалізації своїх функцій як фахівця або функцій АСУ. Класифікації АРМ відбувається за такими основними ознаками:
• за функціональною направленістю – АРМ технічного і допоміжного персоналу, АРМ спеціаліста, АРМ керівника тощо;
• за рівнем використання ПЕОМ – АРМ низового рівня, АРМ середнього рівня, АРМ вищого рівня;
• за формою організації працівників на ПЕОМ – індивідуальні і групові, одноапаратні і багатоапаратні;
• за іншими ознаками.
Для умов, при яких системна обробка інформації здійснюється не тільки комплексно але і в ритмі виробництва, а управління – цілеспрямовано і оперативно завдяки новій інформаційній (безпаперовій) технологій, найбільш перспективний і ефективний буде такий структурний підхід до побудови АСУП, при якому основу цієї системи будуть складати комплекси АРМ, що об’єднанні за ресурсозабезпечувальною ознакою (матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби і готова продукція).
Такий підхід до організації системи комплексів АРМ в умовах АСУП дозволить:
• забезпечити взаємозв’язок процесів збирання і обробки інформації по горизонталі (між структурними підрозділами) на кожному рівні, по кожній предметній області – ресурсозабезпечувальній підсистеми;
• оперативно і всебічно забезпечити по кожній підсистемі і на усіх рівнях (по вертикалі ) рішення функціональних питань управління (нормування і реґламентація, планування, облік і контроль, звітність, ексисмічний аналіз і прийняття управлінських рішень) по усіх видах виробництва;
• оперативно здійснювати інформування керівників і спеціалістів різних рівнів достовірною і повною інформацією про стан ресурсів, особливо пріоритетних в управлінні виробництвом, а також про процеси і операції, які відбуваються на підприємстві і в його структурних ланках;
• вирішити проблему своєчасного автоматизованого формування достовірних результатів виробничо – господарської діяльності підприємства в цілому, а також одержання зведених фінансових показників для формування установленої звітності за різні періоди часу.
В практичному плані система комплексів АРМ на підприємстві може мати таку структуру, яка складе технічну основу оперативного і автоматизованого управління виробництвом на високому якісному рівні.
Комплекс АРМ по управлінню виробництвом, випуску і відвантаженням готової продукції включає такі основні АРМ:
• ланка низового рівня – АРМ майстра виробничих операцій (воно і для збирання і обробки даних про виробіток працівників - відрядників), АРМ завідуючого складом і (або) комірника ;
• ланка середнього рівня – АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ керівника;
• ланка вищого рівня – АРМ старшого бухгалтера по зведених показниках, АРМ плановика, АРМ керівника.
Комплекс АРМ по управлінню основними засобами включає такі основні АРМ:
• ланка низового рівня – АРМ майстра по устаткуванню;
• ланка середнього рівня – АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ керівника;
• ланка вищого рівня – АРМ плановика, АРМ керівника.
Комплекс АРМ по управлінню матеріальними ресурсами включає такі основні АРМ:
• ланка низового рівня – АРМ завідуючого складу і (або) комірника;
• ланка середнього рівня – АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ нормувальника, АРМ керівника;
• ланка вищого рівня – АРМ старшого бухгалтера по зведених показниках, АРМ плановика, АРМ керівника.
Комплекс АРМ по управлінню трудовими ресурсами включає такі основні АРМ:
• ланка низового рівня – АРМ майстра по збиранню і обробці даних про виробіток, АРМ табельника, кадровика;
• ланка середнього рівня – АРМ бухгалтера, АРМ нормувальника, АРМ керівника;
• ланка вищого рівня – АРМ старшого бухгалтера по зведених показниках, АРМ плановика, АРМ керівника, АРМ економіста.
Комплекс АРМ по управлінню фінансовими ресурсами включає такі основні АРМ:
• ланка низового рівня – АРМ касира і банківських розрахунків;
• ланка середнього рівня – АРМ бухгалтера, АРМ економіста, АРМ плановика, АРМ керівника;
• ланка вищого рівня – АРМ старшого бухгалтера по зведених показниках, АРМ плановика, АРМ економіста, АРМ керівника.
Коли створюють систему комплексів АРМ різних рівнів то треба мати на увазі, що кількість ПЕОМ на тій чи іншій ланці (робочому місці) повністю залежить від обсягів інформації, що збирається на цьому АРМ, строках її обробки і періодичності видачі її користувачам. Тому допускається щоб одна ПЕОМ використовувалась декількома користувачами, але кожний з них повинен користуватись своєю дискетою.
Режим праці зазначених АРМ не однаковий. Якщо АРМ ланки низового рівня звичайно працюють у ритмі виробництва, тобто тоді, коли виконується виробничо - господарська операція і інформація про неї фіксується в ПЕОМ, то АРМ ланок старших рівнів працюють в більш “вільному” або щадящому режимі.
Інформаційне забезпечення системи комплексів АРМ передбачає організацію такої інформаційної бази, яка б реґламентувала інформаційні зв’язки, забезпечувала необхідними даними всі АРМ тощо. Розподілена база даних забезпечує таке роздроблення її на півбази, які розміщуються на окремих АРМ; простоту доступу до будь – якої підбази з урахуванням санкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулювання даними тощо. Структура ж інформаційного забезпечення повинна забезпечувати мінімальну помірність даних, зручність організації архіву тощо.
Треба зазначити, що формування розподілених баз даних, які комплектуються умовно – постійною інформацією, в багаторівневих інтегрованих АСУ здійснюється поступово, у безперервному процесі, шляхом нагромадження даних. Наприклад, служба маркетингу визначає перелік виробів, які користуються попитом на ринку і заносить ці дані до відповідної ПЕОМ в зазначену базу даних. Конструктори, розробляючи структуру і склад цих виробів, використовують зазначену інформацію і збагачують її новою. Технологи в свою чергу використовують інформацію, яка в базі накопичена раніше, доповнюють її технологічною (в по операційному розрізі) і нормативною і т. ін. Вся ця накопичена умовна – постійна інформація потім використовується при автоматизації первинного обліку, добавляючи до неї тільки нові дані, які визначають ХТО і СКІЛЬКИ зробив (див. п. 2.1).
Таким чином, безперервність виробничого циклу (служба маркетингу – конструкторська розробка – технологічна підготовка – виробництво – облік – відвантаження виробів – розрахунки з покупцями) повністю відображається в інформаційній системі.

Використана література

1. Зайцев Н. Г., Твердохлеб Н. Г., Зорин М. А. Машинная обработка информации в производственном объединении. – К.: Техника, 2001. – 152 с.
2. Карагодова Е. А., Антонов В. М., Маслов В. Ф. Автоматизированные рабочие места. – К.: Техника, 2002. – 128 с.
3. Компьютеризация информационных процессов на промышленных предприятиях / В. Ф. Сытник, Х. С